Những bước áp dụng công cụ quản lý tri thức để tăng năng suất doanh nghiệp

Quản lý tri thức giúp nhân viên dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin, giảm thời gian tìm kiếm dữ liệu và lặp lại công việc đã làm. Điều này cải thiện hiệu suất và giúp doanh nghiệp hoạt động nhanh chóng hơn.

Để thực hiện quản lý tri thức có hiệu quả doanh nghiệp cần thực hiện qua 8 bước sau: Một là, thiết lập mục tiêu chương trình quản lý tri thức. Trước khi lựa chọn một công cụ, xác định quá trình, phát triển công việc, bạn nên hình dung rõ và đặt ra mục tiêu cuối cùng. Để thiết lập các mục tiêu chương trình quản lý tri thức thích hợp cần xác định vấn đề kinh doanh mà cần phân tích, cung cấp cả hai mục tiêu ngắn hạn và dài hạn nhằm giải quyết các vấn đề kinh doanh.

Tiếp đến, chuẩn bị cho sự thay đổi. Kiến thức quản lý là nhiều hơn chỉ là một ứng dụng của công nghệ. Nó liên quan đến những thay đổi văn hóa trong cách các nhân viên cảm nhận và chia sẻ kiến thức họ phát triển hoặc sở hữu. Một trở ngại văn hóa phổ biến để gia tăng chia sẻ kiến thức là các công ty chủ yếu thưởng thành tích cá nhân. Do đó, quản lý tri thức cần hướng tới mọi cá nhân trong tổ chức.

Quản lý tri thức đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. 

Xác định quy trình quản lý tri thức cấp cao, để thuận lợi cho việc quản lý hiệu quả tài sản tri thức của tổ chức, bạn nên bắt đầu bằng cách đặt ra một quy trình quản lý kiến thức cấp cao. Quá trình này có thể được phát triển mạnh với các thủ tục chi tiết và hướng dẫn công việc trong thời gian dài. Tuy nhiên, nó phải được hoàn thành và phê duyệt trước khi thực hiện quản lý tri thức.

Tổ chức bỏ qua hoặc lơ là việc xác định quá trình quản lý tri thức sẽ không nhận ra tiềm năng đầy đủ các mục tiêu quản lý kiến thức của họ. Làm thế nào kiến thức được xác định, nắm giữ, phân loại và phổ biến tốt nhất. Nhìn chung, các hoạt động này bao gồm chiến lược kiến thức, sáng tạo, xác định, phân loại, nắm bắt, xác nhận, chuyển giao, bảo trì, lưu trữ, đo lường và báo cáo.

Xác định nhu cầu và ưu tiên công nghệ, tùy thuộc vào mục tiêu chương trình thành lập trong bước một và các quá trình quản lý tri thức tại bước thứ ba, bạn có thể bắt đầu để xác định và ưu tiên các nhu cầu công nghệ quản lý kiến thức của bạn. Với một loạt giải pháp quản lý tri thức, bắt buộc phải hiểu chi phí và lợi ích của mỗi loại công nghệ và các nhà cung cấp công nghệ chính trên thị trường. Không quá nhanh chóng để mua một công nghệ mới mà không cần xác định xem công nghệ hiện tại của bạn có thể đáp ứng nhu cầu của bạn?

Đánh giá kiến thức quản lý nên bao gồm tất cả năm thành phần quản lý kiến thức cốt lõi: con người, quy trình, công nghệ, cơ cấu và văn hóa. Cần có cách nhìn tổng quan của việc đánh giá, khoảng cách giữa các quốc gia hiện tại và mong muốn.

Với việc đánh giá hiện trạng tổ chức từ đó xây dựng lộ trình thực hiện cho chương trình quản lý kiến thức của bạn. Nhưng trước khi đi quá xa, bạn nên tái xác nhận cam kết hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao, cũng như kinh phí để thực hiện và duy trì chương trình quản lý tri thức. Nếu không có những điều kiện tiên quyết, nỗ lực của bạn sẽ là vô ích. Một lộ trình tốt sẽ mang lại một số chiến thắng ngắn hạn trong bước đầu tiên của dự án và tăng cường hỗ trợ cho các bước tiếp theo.

Thực hiện chương trình quản lý kiến thức và trở thành hiệu quả cho tổ chức của bạn sẽ cần nguồn nhân lực đáng kể và cả kinh phí. Được chuẩn bị cho một đoạn đường dài, nhưng đồng thời, đảm bảo rằng những tiến bộ gia tăng được thực hiện và công bố công khai.