Chỉ người thông minh biết 8 bí mật quản lý thời gian, vậy bạn có thông minh?

1. Bạn không thể quản lý thời gian, bạn chỉ có thể quản lý bản thân

Mỗi người chỉ có 24 giờ mỗi ngày và bạn không thể thay đổi điều đó. Miễn là bạn tập trung vào việc quản lý thời gian – tìm kiếm các hệ thống, danh sách và công cụ - bạn sẽ bỏ qua câu hỏi: làm sao để quản lý bản thân.

2. “Quá nhiều việc phải làm” và “Không đủ thời gian để làm” chỉ là ngụy biện

Mỗi lần bạn lặp lại những lời này nghĩa là bạn đang buông thả bản thân. Bạn đang đổ lỗi cho hoàn cảnh ngoài tầm kiểu soát của bạn và coi bản thân là nạn nhân. Tất nhiên là bạn có nhiều việc phải làm và không có đủ thời gian nhưng bạn phải làm quen với chúng.

3. Quá nhiều việc cần được ưu tiên nghĩa là không có việc nào được ưu tiên

Bạn không thể đặt ra quá nhiều việc cần được ưu tiên. Theo định nghĩa, ưu tiên là những nhiệm vụ hàng đầu mà bạn luôn phải quan tâm đến. Nếu bạn có quá nhiều nghĩa là bạn không có gì cả. Bạn phải biết đâu là ưu tiên hàng đầu của bạn trong từng hoàn cảnh nhất định.

4. Càng có nhiều vấn đề được ưu tiên, bạn càng không thể thực hiện hết chúng

Nếu bạn chỉ có 2 hoặc 3 nhiệm vụ được ưu tiên, bạn có thể hoàn thành chúng. Nhưng nếu bạn có từ 4 đến 10 ưu tiên, bạn sẽ chỉ hoàn thành 1 hoặc 1. Nếu bạn có nhiều hơn 10, bạn sẽ không thể hoàn thành ưu tiên nào. Hàng loạt danh sách sẽ nhảy múa trước mặt bạn, bạn phải nhảy hết việc này đến việc khác và cảm thấy bị tê liệt bởi sự do dự.

5. Danh sách công việc của bạn thiếu khoa học

 Bạn kéo mọi công việc vào một danh sách. Sau đó, bạn cố gắng ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, nếu bạn rút ngắn độ dài danh sách những việc cần làm, bạn sẽ tập trung nhanh hơn và thực hiện chúng nhanh hơn.

6. Danh sách việc cần làm của bạn không đầy đủ

Bên cạnh danh sách việc cần làm dài dằng dặc, bạn có thể gặp vấn đề khi chúng không đầy đủ. Bạn cần xem xét bạn đã sắp xếp đầy đủ chưa, từ các cuộc họp, email hay các cuộc điện thoại. Trả lời câu hỏi của khách hàng và nhân viên vào khi nào? Thời gian để ngủ, ăn, tập thể dục, thư giãn và cho gia đình vào khi nào? Bạn phải chuẩn bị mọi thứ và đối mặt với nó một cách đầy đủ.

7. Bạn phải biết chấp nhận sự thật: bạn không thể hoàn thành tất cả mọi thứ

Khi bạn tin bạn có thể thực hiện hay cần phải thực hiện hoàn thành mọi thứ, bạn sẽ rơi vào trạng thái thất vọng và làm việc không hiệu quả. Nếu bạn không chấp nhận thực tế này, bạn sẽ tiếp tục gặp nhiều khó khăn trong việc lựa chọn đâu là ưu tiên hàng đầu.

8. Trong số 6 cách để đối phó với tình trạng quá tải công việc, hầu hết mọi người sẽ chọn không làm việc

Vì vậy, đây là 6 cách để đối phó khi bạn có quá nhiều việc phải làm. 5 cách đầu tiên chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả cho bạn nhưng mọi người lại thường chọn cách thứ 6, cho dù nó không mang lại bất kỳ lợi ích nào.

Làm việc nhiều hơn: lựa chọn này là đơn giản nhất, trừ khi bạn thực sự tìm ra một phương án mới nhanh hơn để tạo ra sự khác biệt lớn. Bạn sẽ không phải tiết kiệm thời gian mà chỉ cần cố gắng làm việc nhanh hơn và có kỷ luật hơn.

Trì hoãn: Một số công việc có thể chờ đợi vì vậy bạn có thể đẩy chúng ra khỏi danh sách ưu tiên.

Cắt góc: Đây có thể là một phương án hơi tiêu cực nhưng lại khác hiệu quả. Mọi thứ không thể hoàn hảo 100%. Những người cầu toàn luôn muốn tạo ra các sản phẩm mới với tính năng tuyệt vời nhưng các khách hàng chắc chắn sẽ luôn đánh giá các tính năng đó dựa trên số tiền họ phải bỏ ra. Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc gì, bạn cần đặt câu hỏi: “Làm như thế này có tốt không?”. Mọi người thường không thể nhận ra những tinh chỉnh cuối cùng, trừ bạn.

Bỏ qua: Một số công việc không cần thiết phải hoàn thành. Danh sách của bạn được lấp đầy bởi chúng vì thói quen cũ, công việc yêu thích, quá trình làm việc chậm chạp, lạc hậu hay những giới hạn mà bạn tự đề ra gây mất thời gian.

Ủy quyền hoặc khoán: Quá nhiều người đang làm việc và bạn không biết làm thế nào để ủy quyền cho họ một cách hiệu quả, bạn cần quá trình tìm hiểu rõ ràng. Nếu bạn là một người thích kiểm soát hoặc chỉ đơn giản là không muốn chia sẻ thì bạn sẽ không thể sử dụng phương pháp này.

Không làm việc: Đây là lựa chọn duy nhất không mang lại hiệu quả và là phương pháp phổ biến nhất mà mọi người dùng để đối phó khi có quá nhiều việc phải làm. Bạn có 5 tùy chọn tốt nhưng chúng đòi hỏi một quyết định có ý thức. Điều gì sẽ xảy ra khi bạn lựa chọn cách thứ 6 này. Một số công việc đang bị bỏ bê, những người khác đang trì hoãn hay cắt góc nhưng chúng vẫn được thực hiện, còn phương pháp này thì không.

Khi bạn không quản lý bản thân, thiết lập các ưu tiên hàng đầu và đưa ra quyết định có ý thức về những gì bạn phải làm và không làm, bạn sẽ rơi vào trạng thái căng thẳng và không thể thu được kết quả tốt đẹp.

Bạn đọc có thể tham khảo thông tin chi tiết tại mục Kinh doanh

Theo MyLink.vn

Nên đọc

Kỹ năng kinh doanh và tư duy doanh nhân

Thất bại dạy doanh nhân những bài học gì?

5 lý do doanh nhân nên học nghiêm túc các khóa học trực tuyến

Christine Hà tranh cãi nảy lửa với doanh nhân Hoàng Khải