Áp dụng công cụ cải tiến Kaizen mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Kaizen là công cụ trong quản lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. Kaizen là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2.

Công cụ cải tiến Kaizen còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày.

Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết, nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như công nhân. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài.

Theo ông Lê Minh Tâm - Giám đốc Trung tâm đào tạo nghiệp vụ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Kaizen có 5 đặc điểm: Thứ nhất, Kaizen là tập hợp tích luỹ thay đổi nhỏ; thứ hai, Kaizen là cải tiến liên tục, làm nữa và luôn có cách làm tốt hơn nữa; thứ ba, hành động khắc phục khó khăn, bất cứ ai cũng đang làm việc; thứ tư, nhanh và đơn giản, hãy nghĩ về những phương pháp mới mà không phải tốn quá nhiều thời gian, không tốn quá nhiều tiền đầu tư, không cần quá nhiều người; thứ năm Kaizen không phải sửa chữa, sửa lỗi.

Áp dụng công cụ cải tiến Kaizen tạo động lực để các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả, thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể. Ảnh minh họa 

Áp dụng triết lý Kaizen mang đến lợi ích hữu hình cũng như vô hình cho doanh nghiệp. Kaizen tích lũy từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo nên những kết quả to lớn đáng kể, đồng thời giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp bền vững.

Bên cạnh đó, triết lý Kaizen cũng tạo động lực để các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả; thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính đoàn kết nội bộ; xây dựng văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã có những thay đổi tích cực sau khi áp dụng triết lý Kaizen.

ThS. Vũ Thắng Văn, Viện Năng suất Việt Nam cũng cho rằng, thực hành Kaizen, nếu được triển khai đúng, có thể khuyến khích nhân viên nghĩ khác về công việc của họ và thúc đẩy tinh thần cũng như ý thức trách nhiệm của nhân viên về nơi làm việc của họ. Điều này là do thông qua sự trao quyền của lãnh đạo cao nhất, nhân viên sẽ bắt đầu cảm thấy rằng họ cũng tham gia một phần vào quá trình ra quyết định và cải tiến.

Để thực hành Kaizen, các doanh nghiệp sẽ áp dụng chu trình Hoạch định -Thực hiện -Kiểm tra -Hành động (PDCA) để giải quyết cả các vấn đề ở các bộ phận chức năng và chức năng chéo trong các hoạt động của họ. Trong giai đoạn lập kế hoạch, nhân viên sẽ cố gắng xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Khi họ đã xác định được các khu vực có vấn đề, bước tiếp theo là thực hiện Kaizen. Để thực hiện Kaizen, các nhân viên có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau để hiểu rõ hơn về các lĩnh vực lãng phí hiện tại như kỹ thuật 5WHI hoặc kỹ thuật lập sơ đồ dòng giá trị (VSM).

Một trong những đơn vị áp dụng thành công Kaizen phải kể đến Công ty TNHH Sinh Việt (Bắc Ninh) hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hóa chất, trong quá trình phát triển, nhận thấy vai trò của người lao động là yếu tố then chốt quyết định năng suất, đặc biệt là tính chủ động, sáng tạo giữ vị trí trung tâm, công ty đã áp dụng phương pháp cải tiến liên tục Kaizen. Nhờ đó, không những năng suất doanh nghiệp được cải thiện mà còn giúp người lao động phát huy được tính sáng tạo, chủ động hơn, tích cực hơn trong các hoạt động cải tiến, thay đổi hoàn toàn tâm lý làm việc dập khuôn, máy móc, mệnh lệnh một chiều. Sau quá trình đào tạo phương pháp cải tiến liên tục Kaizen, đội ngũ công nhân Công ty TNHH Sinh Việt đã đề xuất hàng chục giải pháp cải tiến, hầu hết trong số đó đều khả thi và có thể triển khai làm ngay.

Hay Công ty TNHH Dệt may Xuất khẩu Minh Quang (Thái Bình) với tinh thần không ngừng đổi mới và kế thừa truyền thống làng nghề trăm năm, thực hiện việc triển khai áp dụng thành công công cụ cải tiến Kaizen để nâng cao năng suất lao động, chất lượng, hiệu quả sản xuất.

Sau thời gian 03 tháng triển khai mô hình áp dụng công cụ cải tiến Kaizen trong sản xuất theo tư vấn và hỗ trợ của Nhóm dự án, doanh nghiệp đã thu được các kết quả như sau: Hệ thống đề xuất cải tiến: Giảm 25% cycle time tại khâu kiểm hóa đầu vào khăn mộc; Tăng 16% năng suất may công nghiệp tại công đoạn may công nghiệp (xẻ rọc, vê dọc, cắt ngang, may ngang và bấm chỉ); Rút ngắn 10,1% cycle time tại công đoạn nhặt phân loại; Áp dụng công cụ 5S (Seiri và Seiton) tại 100% hiện trường sản xuất phân xưởng may công nghiệp và 80% hiện trường phân xưởng dệt kiểm; Hệ thống quản lý chất lượng tăng 5 lần các hướng dẫn, nội quy và khẩu hiệu tại khu vực công cộng và phân xưởng để động viên nhắc nhở tất cả mọi người thực hành Kaizen và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Trong khi đó, nhắc đến Công ty Cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đông (Hà Nội) người tiêu dùng đã quá quen với các sản phẩm thiết bị phục vụ cho gia đình. Năm 2016, Công ty đã tiếp cận và áp dụng các công cụ cải tiến vào sản xuất như 5S, Lean, Kaizen, 6 Sigmaz BSC, TPM. Nắm bắt tâm lý người lao động thường không muốn thay đổi, vì vậy lãnh đạo Công ty đã đặc biệt coi trọng việc tuyên truyền để người lao động hiểu rằng cải tiến là việc làm thường xuyên, liên tục và tất yếu của quá trình phát triển. Theo đó, Công ty thực hiện cải tiến nâng cao năng suất bằng cân bằng chuyền, giảm lãng phí, hợp lý hóa sản xuất, tối ưu hóa các thao tác, kết quả đạt được của giai đoạn này có những dây chuyền năng suất tăng tới 30%, trong khi trước đó chỉ tăng 5-7% cũng là rất khó. Năng suất lao động tại các chuyền tăng bình quân 30-50%. Cá biệt có những dây chuyền tăng trên 200% năng suất. 

Từ những kết quả này có thể thấy vai trò và tầm quan trọng của việc doanh nghiệp áp dụng các công cụ cải tiến năng suất, chất lượng đối với sự phát triển. Việc nâng cao năng suất chất lượng không chỉ giúp doanh nghiệp tăng trưởng tốt, qua đó tăng doanh thu và lợi nhuận, từ đó tăng thu nhập cho người lao động.